Effektworkshop

Effektworkshop

Det här är ett upplägg för hur man kan facilitera en effektkartläggningsworkshop. Det är mycket detaljerat och ska ses som en sorts recept: första gången är det bra att följa upplägget någorlunda detaljerat, men sen kan man skapa sitt egna recept!


OK, håll i hatten, för nu kör vi!


Vinnande principer

Innan vi börja med själva workshopen så går jag igenom några vinnande principer, som egentligen är generella för alla workshops:


  • Lita på processen! Det här upplägget är mycket effektivt och ger praktiskt taget alltid resultat
  • Skapa framåtdrift! Om gruppen kör fast eller inte kommer vidare på grund av oenighet, var tydlig med att det här är hur enkelt som helst att justera i efterhand, att den här workshopen syftar till att ha en gemensam bild av läget just nu.
  • Se till att få till ett ”vandrande skelett”. Det är mycket viktigt att skapa effektkartan hela vägen ut, så att säga, så att ni inte fastnar på en detalj i visionsbeskrivningen och inte kommer vidare
  • Ha fräscht material, nya postits, nya pennor etc
  • Var inte fler än max åtta personer i rummet
  • Se till att de som har mandat att fatta beslut kring det ni arbetar med är med i rummet
  • Gör förarbetet! Se till att alla vet vad det är för workshop de ska in på och att alla har tänkt till i förväg. Var tydlig med förväntningarna vid inbjudan till workshopen

Förarbete


Identifiera: Vad är er utmaning, vilket problem vill ni lösa med er effektkarta?

  • Spretig målbild?
  • Stort tryck ”utifrån” att göra vissa saker?
  • Eller något annat


Diskutera, är ni redo att börja effektstyra ert arbete?

  • Vad händer med vår fina backlog?
  • Vad händer med vår roadmap?
  • Besluta: vem ”äger” effektstyrningen?


Gör research

  • Prata med personer från era viktigaste målgrupper
  • Prata med intressenter, både externa och interna
  • Titta på tidigare målbildsarbete, vad kan ni lära er av det?


Vilka ska delta i workshopen?

  • Den som har mandat
  • Den som vet en massa saker om det område ni ska effektstyra
  • Den som är någon form av viktig intressent

Inför workshop ett

Boka en stor och fräsch lokal för tre timmar. Se till att den har en stor whiteboard

Bjud in deltagare

Begränsa antalet till max åtta personer

  • Det är inte OK att vidarebefordra en bokning till någon annan. Den som är inbjuden är det av en anledning
  • Be de inbjudna deltagarna att fundera på vision, effektmål och målgrupper

Ha två helt nya svarta whiteboardpennor och två röda helt nya whiteboardpennor

Ha ett helt nytt postitblock per deltagare, samt en helt ny penna per deltagare


Workshop ett, tre timmar (180 minuter)

Workshopen tar tre timmar, varaven halvtimma är förberedelser i rummet och 2,5 timmar är själva workshopen. TIll det kommer ytterligare kanske en timma då du behöver skriva rent resultatet och dylkt. Men nu kör vi igång med själva workshopen!

Schema

Vi börjar med att kika på schemat. Här kan du översiktligt se vad som görs när.


Skapa en bra miljö för din workshop


Innan workshopen börjar (minut 0-30)

  • Känn in lokalen på egen hand
  • Möblera om lokalen vid behov så att alla deltagarna kan se whiteboarden
  • Lägg ut ett postitblock och en penna på varje plats
  • Skriv upp schemat på ett blädderblockspapper eller i ett hörn av whiteboarden



Tillbaka till schemat

Skapa trygghet och förväntan


Introduktion (minut 30-45)

  1. Hälsa alla välkomna
  2. Vid behov, be alla att KORT berätta vilka de är.
  3. Be alla att skriva ner sina förväntningar på workshopen på en postit. De får två minuter
  4. Alla läser upp sina förväntningar och du skriver upp dem i ett hörn på whiteboarden. Se till att det finns utrymme för själva effektkartan, så du inte tar upp för mycket plats för detta!
  5. Sammanfatta allas förväntningar kortfattat. Om det finns likheter i förväntningarna är det värt att kommentera, men även då det är stor spridning i förväntningarna så är det också värt att kommentera.
  6. kom ihåg att sedan kommentera när någon förväntningarna blir uppfylld under workshopen, så att deltagarna känner att det blir framåtdrift i workshopen
  7. Fråga om alla nu känner sig peppade att komma igång. Skapa pepp om svaret känns svalt



Tillbaka till schemat

Skapa teoretisk samsyn


Vad är en effektkarta? (minut 45-60)

  1. Gå igenom vad en effektkarta är. Utgå från materialet i denna pdf
  2. Gå igenom hur man använder en effektkarta för att styra mot effekter
  3. Utgå från materialet sist i denna presentation
  4. Rita på whiteboarden medan du pratar. Använd inte färdiga powerpointslides eller liknande
  5. Fråga om alla känner sig på banan om vad en effektkarta är och hur man effektstyr



Tillbaka till schemat

Skapa en gemensam visionsbild


Vision (minut 60-90)

  1. Börja med att förklara vad en vision är:
    1. Högtflygande
    2. ”Aim for the stars”
  2. Alla deltagarna sitter i två minuter i TYSTNAD och funderar på en visionsbeskrivning. Be dem skriva ner på en postit
  3. Nu säger alla i tur och ordning sitt förslag på vision. Skriv ner förslagen på whiteboarden
  4. Be deltagarna att reflektera över det som står. Under tiden försöker ni hitta visionsbeskrivningar som påminner om varandra. om det finns såna suddar du ut så att det  bara finns en visionsbeskrivning kvar av varje typ
  5. Diskussion i några minuter, har vi hittat en vision som alla kan köpa in på?
  6. Om inte, finns det något annat förslag?
  7. När ni bestämt er för en visionsbeskrivning, sudda ut alla andra och skriv upp visionen längst till vänster på whiteboarden
  8. Var tydlig med att det här är inte hugget i sten. Om vi kommer på att det inte stämmer så ändrar vi oss

Tillbaka till schemat